Aachen, den 27.04.2005
An alle Universitätsprofessorinnen/Universitätsprofessoren Prüfungsberechtigte im Sinne der Prüfungsordnungen Mitglieder der Prüfungsausschüsse
Betr.: Anbietung von Prüfungsunterlagen an das Hochschularchiv
Im Rundschreiben des Kanzlers vom 06. November 2002 (Aktenaufbewahrungsfristen) wird auf die bestehende Anbietungspflicht sämtlicher Stellen der RWTH (Verwaltung, Fachbereiche, Fakultäten, Institute und Lehrstühle) gegenüber dem Hochschularchiv hingewiesen. Dies bedeutet, dass Unterlagen und zwar sowohl solche in analoger Form (auf Papier, Akten) als auch in digitaler Form (EDV-Daten) Form dem Hochschularchiv, sobald die entsprechenden Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Unterlagen nicht mehr benötigt werden, zur Übernahme als potentielles Archivgut angeboten werden. Gesetzliche Grundlage für die Anbietungspflicht ist das Archivgesetz NRW vom 16. Mai 1989. Zu weitergehenden Informationen verweise ich auf die Homepage des Hochschularchivs (http://www.histinst.rwth-aachen.de/default.asp?sectionId=16#header4).
Diese Anbietungspflicht umfasst dabei auch sämtliche Prüfungsunterlagen, also die Gesamtheit der auf einen Prüfungsvorgang bezüglichen Unterlagen, bei welcher Stelle diese auch verwahrt werden. Bestandteile der Prüfungsunterlagen können insbesondere sein: Schriftwechsel in Prüungsangelegenheiten, Anmeldungsbögen, Zeugnisse (Zeugniskopien), Prüfungsarbeiten (Diplom-, Magister-, Bachelor- und Masterarbeiten, Dissertations- und Habilitationsschriften), Gutachten/Beurteilungen der Prüfungsarbeiten, Prüfungsklausuren, Protokolle der mündlichen Prüfungen.
Da es hier an der Hochschule gängige Praxis ist, die Prüfungsunterlagen nicht zentral, sondern dezentral, d.h. im Bereich der Hochschulverwaltung und bei den jeweiligen Instituten bzw. Lehrstühlen, aufzubewahren, ist es notwendig, um die Quellen zum Prüfungswesen der RWTH (in kleiner Auswahl) für zukünftige, insbesondere wissenschaftliche Forschungen zu sichern, dass neben den Stellen der Hochschulverwaltung auch die Lehrstühle und Institute die bei ihnen verwahrten Prüfungsunterlagen dem Hochschularchiv anbieten, sobald die geltenden Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die abliefernden Stellen die Unterlagen für ihre eigenen Zwecke nicht mehr benötigen.
Das Hochschularchiv, als zentrale Dokumentationsstelle zur Geschichte der RWTH, ist dabei auf eine enge und förderliche Zusammenarbeit mit allen am Prüfungswesen Beteiligten angewiesen. Erst die Hinweise auf anbietungswürdige Unterlagen ermöglichen es uns, einen wesentlichen Aufgabenbereich innerhalb der Lehre an der RWTH zu dokumentieren und für die Zukunft zu sichern.
Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung (Tel. 80-26386 oder archiv@rwth-aachen.de).
Mit freundlichen Grüssen
Dr. Klaus Graf Leiter des Hochschularchivs
Hochschularchiv der RWTH Kopernikusstr. 16 52056 Aachen Tel. 0241-(80)26386 http://archiv.rwth-aachen.de