Liebe Frau Cleven, liebe Frau Lutter,

Noch einmal ein paar Anmerkungen das Bestellportal betreffend:

Frau Cleven, Sie schreiben, was den Lieferantenwechsel beim Bestellportal für englischsprachige Medien angeht, müssten Sie die Hochschulbibliothek in Schutz nehmen, da der Wechsel auf Veranlassung/Ausschreibung der RWTH-Verwaltung erfolgt ist - um den Wechsel an sich geht es im Prinzip meines Erachtens auch nicht. Ärgerlich sind vielmehr die Begleitumstände, unter denen der Wechsel bisher noch jedes Mal - egal ob Bestellportal für Monographien oder Zeitschriften - stattgefunden hat: Das Nicht-Informieren der Kunden Institutsbibliotheken * von einem bevorstehenden Lieferanten-Wechsel (da muss ja noch nicht mitgeteilt werden, wer den Zuschlag erhält), * über die Termine, wann das alte Portal abgeschaltet und das neue zugänglich sein wird, * über die Modalitäten, mit denen das neue Portal genutzt werden kann (ich weiß nicht, ob man es als sehr effektiv bezeichnen kann, dass jede Institutsbibliothek sich jetzt erst mal mit Missing Link wegen der Einsicht in das alte Konto ( dort noch laufende Bestellungen) und mit Lehmanns wegen der Einsicht in das neue Konto - z.B. Kundennummer erforderlich! - selbst ins Benehmen setzen muss, * über die neu ausgehandelten Geschäftsbedingungen, z.B. welche Rabattierung wurde ausgehandelt. Der Hinweis, dass Vertragskonditionen immer vertraulich sind, ist ja gut und schön, aber bitte: Wie soll ich denn als Kunde überprüfen, ob die mir in der Rechnung gewährten Konditionen rechtens sind, wenn ich sie gar nicht kenne? (Man übertrage diese Konstruktion mal auf Verträge, die man im Privatleben abschließt....) Dann muss man halt dafür sorgen, dass die Information auf dem entsprechenden Wege erfolgt. * Weiterhin zu monieren ist eine fehlende Informationsveranstaltung zur Nutzung des neuen Portals, damit nicht jeder wieder im "try and error- Verfahren" das neue Bestellverfahren selbst ausloten muss. Informationsveranstaltungen bitte zeitnah zum Wechsel - nicht erst 2 Monate später, bis dahin hat sich jeder Besteller notgedrungen (unter Umständen leidvoll) schon selber sachkundig machen müssen.

So, und jetzt können wir diskutieren, wer für die Information der Kunden Institutsbibliotheken (ich kann das gar nicht oft genug wiederholen!) zuständig ist - die Hochschulverwaltung oder die Hochschulbibliothek.

Wir haben Herrn Bastian angeschrieben und unter anderem die fehlende Information durch die Hochschulbibliothek moniert. Frau Linscheid, an die Herr Bastian unseren Brief wegen Abwesenheit weitergereicht hat, weist in ihrem Antwortschreiben dann auch darauf hin, dass die Hochschulbibliothek ja nur ein Beteiligter im ganzen Prozess sei. Das ist richtig, allerdings haben wir die Hochschulbibliothek bisher als zuständigen Ansprechpartner für die Institutsbibliotheken in Bezug auf die Bestellportale betrachtet. Wenn das nicht so ist, weshalb dann das Zwischenschalten der Hochschulbibliothek bei den Zeitschriftenabos (Bestellungen, Rechnungsüberprüfung und warum soll dann von jeder ausgehenden mail bei der Zeitschriftenreklamation, Lieferanschriftenänderung etc. eine Kopie an die Hochschulbibliothek gehen?). Wenn das nicht so ist, weshalb die Ankündigung der Hochschulbibliothek betreffs Erfahrungsaustausch mit dem Bestellportal für englischsprachige Monographien (auf den wir ja immer noch warten) wegen evtl. Verbesserungen am Portal? Warum dann der Hinweis, wenn es Schwierigkeiten mit der Nutzung der Portale gäbe, solle man sich bitte an die Hochschulbibliothek wenden? Wenn die Hochschulbibliothek nicht zuständig ist, können wir uns auch gleich mit der Hochschulverwaltung/Zentralen Beschaffung auseinandersetzen....

Was Ihren Hinweis betrifft, dass ein paar Informationen betreffend die Portale auf der BTH-Seite verfügbar sind, die stehen dort seit dem 12.1.2010 (gleiches Datum wie das Rundschreiben des Campus-Teams an die Rollenverwalter wegen Portalwechsel), sind aber z.T. nicht überarbeitet - z.B. ist noch der alte Passus für Lehmanns als Gewinner der Ausschreibung 2007 dort zu finden und es wird auf die gültigen Regeln zur Beschaffung englischsprachiger Monographien im Beschaffungshandbuch unter Punkt 2.4.4.6 verwiesen - den gibt´s dort aber gar nicht....ist in der neuen Version des Beschaffungshandbuches unter Punkt 2.4.10.2 zu finden, worauf Frau Koop schon hinwies. Wir haben die Hochschulbibliothek bereits letzte Woche darauf aufmerksam gemacht, dass da was korrigiert werden sollte, heute morgen standen die überarbeitungsbedürftigen Informationen immer noch auf der BTH-Seite. (Fundierte Information!)

Sicher ist das Bestellportal - und damit wir als Nutzer desselben - lediglich ein Rad im gesamtwirtschaftlichen Bereich der Hochschule. Es ist auch gar nichts dagegen einzuwenden, wenn die Hochschule durch die Zentralisierung von Bestellungen über entsprechende Portale und die dadurch erzielten Rabattierungen Einsparungen erzielen will, da diese ja letztendlich auch den Instituten zugute kommen. Nur stellt sich natürlich die Frage, wenn ich zwar bei Bestellungen über das Portal eine hohe Rabattierung erhalte, aber durch ein in der Handhabung unzureichendes Portal oder den dahinter stehenden, nicht gut funktionierenden Lieferanten es einen Bibliotheksmitarbeiter bei jeder Bestellung mehrere Stunden kostet, alles abzuklären, zurück zu schicken, neu anzufordern.... habe ich damit dann wirklich was gewonnen? Die Teilnehmer an der damaligen AG Medienerwerb, die die allgemeinen Konditionen für ein entsprechendes Bestellportal erarbeitet haben, (Frau Lutter, Frau Koop, Frau Eschenbach?), erinnern sich vielleicht noch daran, dass die Vertreter der Institutsbibliotheken in diesem Gremium damals ausdrücklich darauf hingewiesen haben, dass für den Zuschlag im Rahmen einer Ausschreibung nicht nur Faktoren wie die Höhe der Rabattierung , Bürgschaften etc. eine Rolle spielen sollten, sondern auch Faktoren wie Service und leichte Bedienbarkeit der Portale - das ist wohl etwas in Vergessenheit geraten. Wir haben ja auch gar nichts gegen die Portale, nur gegen den Trouble, der in der Benutzung (von manchen!) damit einhergeht . Auch wir bedauern es übrigens sehr, dass wir Missing Link nicht mehr als Partner haben, denn nach unserer Erfahrung lief dort alles ziemlich reibungslos.

Die Frage ist, wie schaffen wir es, dass unsere Anforderungen berücksichtigt werden?

Sonstiges:

Bei uns liegt keine Nachfrage der Hochschulbibliothek vor, unsere Räume abends für die Studenten als Arbeitsraum zu nutzen. Auch von einer Übergangsregelung betreffend Säumnisgebühren keine Information.

Schöne Grüße,

C. Posenauer

Christel Posenauer Fachbereichsbibliothek Wirtschaftswissenschaften Templergraben 64 52056 Aachen Tel. 0241/80-99173 Fax 0241/80-92379 e-mail: christel.posenauer@wiwi.rwth-aachen.de