Liebe Kolleginnen und Kollegen,

die Fakultät 8 ist als erste Fakultät für die Einführung der elektronischen Drittmittelakte "auserwählt" worden. Alle weiteren Informationen findet ihr unten in der Mail von Frau Meier. Diese (und ihre KollegInnen) stehen auch für Fragen zur Verfügung. Bitte leitet diese Mail an alle MitarbeiterInnen eures Lehrstuhls weiter, die mit Drittmittelanträgen befasst sind. Diese Mail habe ich nur an den BTV-Verteiler geschickt.

Viele Grüße und ein schönes WE wünscht

Bettina

-------- Weitergeleitete Nachricht -------- Betreff: AW: Roll-Out des Dokumentenmanagementsystem - elektronische Drittmittelakte Datum: Fri, 10 Jun 2022 07:47:16 +0000 Von: Abt. 4.2 Drittmittel Grundsatzfragen drittmittel_grundsatzfragen@zhv.rwth-aachen.de An: 'rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de' rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de

Guten Morgen Frau Rollersbroich,

ein kleiner Nachtrag zu meiner Mail von gestern - wir empfehlen, dass die wissenschaftlichen Einrichtungen der Fakultät entsprechende Rechte für ihre Kennziffern einrichtet, so dass auch die Fakultät Sichtrechte in die Drittmittelakten der Einrichtungen bekommt. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Integration eines Workflow-Systems geplant ist.

Viele Grüße

Melina Meier

Hinweis: Bitte beachten Sie unsere Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten (gemäß DS-GVO): www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-drittmittel http://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-drittmittel

Abt. 4.2 - Drittmittelmanagement

Dezernat 4.0 - Forschung

RWTH Aachen University

Gebäude 1050, Raum Nr. 319.1

Templergraben 64

52062 Aachen

Tel: 0241 80-92505

Fax: 0241 80-92663

drittmittel_grundsatzfragen@zhv.rwth-aachen.de mailto:drittmittel_grundsatzfragen@zhv.rwth-aachen.de

www.rwth-aachen.de/drittmittel http://www.rwth-aachen.de/drittmittel

Sprechstunden:

Mo. – Fr.: 07:00 – 12:30 Uhr

*Von:*Abt. 4.2 Drittmittel Grundsatzfragen *Gesendet:* Donnerstag, 9. Juni 2022 12:01 *An:* 'rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de' rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de *Cc:* Schmidt, Katharina Katharina.Schmidt@zhv.rwth-aachen.de *Betreff:* Roll-Out des Dokumentenmanagementsystem - elektronische Drittmittelakte

Sehr geehrte Frau Rollersbroich,

in den vergangenen Monaten haben vereinzelte wissenschaftliche Hochschuleinrichtungen als Piloten das Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit der elektronischen Drittmittelakte getestet und nun möchten wir mit dem Roll-Out starten. Wir freuen uns sehr, dass wird das Roll-Out mit der Fakultät 8 beginnen dürfen.

Vom Antrag bis zum Schlussverwendungsnachweis werden alle Projektunterlagen, Schriftverkehr etc., die das Drittmittelgeschäft betreffen, im DMS abgelegt. In der Aktenstruktur des Systems wird in Drittmittelakte und Vorgangsakte unterschieden. In der Drittmittelakte befinden sich alle Unterlagen, die nach Vergabe eines PSP-Elementes anfallen. Die Vorgangsakte(n) enthält alle Dokumente themenspezifisch zusammengefasst, die vor Einrichtung des PSP-Elementes anfallen (Bspw. Antrag, Kooperationsvertrag etc.). Zudem haben Sie die Möglichkeit den Bearbeitungsstatus eines Vorgangs einzusehen.

Unter https://www9.rwth-aachen.de/go/id/fpxx finden Sie die Intranetseite des DMS. Dort erhalten Sie aktuelle Informationen und auch unterstützende Dokumente in der Download-Box.

In dem Dokument __Informationen zur Rolle und d.3-System https://dms-app.zhv.rwth-aachen.de/download/Informationen%20zum%20DMS%20mit%20RWTH-Account.pdf erhalten Sie alle nötigen Informationen, um das System erfolgreich zu Installierung und Rollen zu vergeben.

In den nächsten Wochen werden auf der Intranetseite auch Videotutorials mit Basiswissen zum Umgang mit dem System zur Verfügung gestellt. Bis dahin muss leider noch das Handbuch https://www9.rwth-aachen.de/global/show_document.asp?id=aaaaaaaaaaqizka verwendet werden.

Gerne können Sie die Informationen bereits an die Einrichtungen Ihrer Fakultät weitergeben und mit der Installation des Systems beginnen.

Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Durchklicken!

Bei Fragen stehe ich sehr gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

--

Melina Meier

Betriebswirtin (VWA)

Sachgebiet Grundsatzfragen im Drittmittelmanagement

Hinweis: Bitte beachten Sie unsere Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten (gemäß DS-GVO): www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-drittmittel http://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-drittmittel

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