Betreff:	AW: Roll-Out des Dokumentenmanagementsystem - elektronische Drittmittelakte
Datum:	Fri, 10 Jun 2022 07:47:16 +0000
Von:	Abt. 4.2 Drittmittel Grundsatzfragen <drittmittel_grundsatzfragen@zhv.rwth-aachen.de>
An:	'rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de' <rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de>

Guten Morgen Frau Rollersbroich,

ein kleiner Nachtrag zu meiner Mail von gestern - wir empfehlen, dass die wissenschaftlichen Einrichtungen der Fakultät entsprechende Rechte für ihre Kennziffern einrichtet, so dass auch die Fakultät Sichtrechte in die Drittmittelakten der Einrichtungen bekommt. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Integration eines Workflow-Systems geplant ist.

Viele Grüße

Melina Meier

Hinweis: Bitte beachten Sie unsere Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten (gemäß DS-GVO): www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-drittmittel

Abt. 4.2 - Drittmittelmanagement

Dezernat 4.0 - Forschung

RWTH Aachen University

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drittmittel_grundsatzfragen@zhv.rwth-aachen.de

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Sprechstunden:

Mo. – Fr.: 07:00 – 12:30 Uhr

Von: Abt. 4.2 Drittmittel Grundsatzfragen
Gesendet: Donnerstag, 9. Juni 2022 12:01
An: 'rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de' <rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de>
Cc: Schmidt, Katharina <Katharina.Schmidt@zhv.rwth-aachen.de>
Betreff: Roll-Out des Dokumentenmanagementsystem - elektronische Drittmittelakte

Sehr geehrte Frau Rollersbroich,

in den vergangenen Monaten haben vereinzelte wissenschaftliche Hochschuleinrichtungen als Piloten das Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit der elektronischen Drittmittelakte getestet und nun möchten wir mit dem Roll-Out starten. Wir freuen uns sehr, dass wird das Roll-Out mit der Fakultät 8 beginnen dürfen.

Vom Antrag bis zum Schlussverwendungsnachweis werden alle Projektunterlagen, Schriftverkehr etc., die das Drittmittelgeschäft betreffen, im DMS abgelegt. In der Aktenstruktur des Systems wird in Drittmittelakte und Vorgangsakte unterschieden. In der Drittmittelakte befinden sich alle Unterlagen, die nach Vergabe eines PSP-Elementes anfallen. Die Vorgangsakte(n) enthält alle Dokumente themenspezifisch zusammengefasst, die vor Einrichtung des PSP-Elementes anfallen (Bspw. Antrag, Kooperationsvertrag etc.). Zudem haben Sie die Möglichkeit den Bearbeitungsstatus eines Vorgangs einzusehen.

Unter https://www9.rwth-aachen.de/go/id/fpxx finden Sie die Intranetseite des DMS. Dort erhalten Sie aktuelle Informationen und auch unterstützende Dokumente in der Download-Box.

In dem Dokument Informationen zur Rolle und d.3-System erhalten Sie alle nötigen Informationen, um das System erfolgreich zu Installierung und Rollen zu vergeben.

In den nächsten Wochen werden auf der Intranetseite auch Videotutorials mit Basiswissen zum Umgang mit dem System zur Verfügung gestellt. Bis dahin muss leider noch das Handbuch verwendet werden.

Gerne können Sie die Informationen bereits an die Einrichtungen Ihrer Fakultät weitergeben und mit der Installation des Systems beginnen.

Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Durchklicken!

Bei Fragen stehe ich sehr gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen