Guten Morgen Zusammen, inzwischen habe ich einige Telefonlisten zurückbekommen, dafür schon mal vielen Dank. Leider hat sich gezeigt, dass wir an einigen Stellen zu ungenau beschrieben haben, welche Daten wir wofür brauchen. Ich möchte deshalb auf einige Punkte noch etwas genauer eingehen.
Bitte fangen Sie damit an, alle Mitarbeiter (ohne Hiwis) in die Tabelle einzutragen, ganz unabhängig davon ob bzw. welches Telefon diese im Moment benutzen. Anschließend ergänzen Sie bitte die persönliche Instituts-Mailadresse zu jedem Namen. Hierbei geht es nicht darum einen "Ansprechpartner" für ein Telefon zu bekommen, sondern es wird an die Mailadressen der Coupon versendet, um im IDM einen persönlichen Telefon-Account erstellen zu können. Tragen Sie deshalb bitte weder Funktionaladressen noch die selbe Adresse für mehrere Mitarbeiter ein. Ergänzen Sie anschließend die aktuell genutzte(n) Telefonnummer(n), Gebäude- und Raumnummern Neben den bereits einem Mitarbeiter zugeordneten Telefonen werden Sie vermutliche weitere Telefone in Ihrem Institut haben, z.B. in Besprechungs- und Hiwi-Räumen, Küchen, usw., aber auch im Moment leere Arbeitsplätze an denen ein Telefon steht. Bitte tragen Sie alle diese Telefone zusätzlich ein, wobei der "Name" eine sinnvolle Beschreibung wie Hiwi-Raum ist und die Email-Adresse frei bleibt.
Kommen wir nun zur Frage, was sind gemeinschaftliche Telefone? - Telefone ohne direkten Bezug zu einem Mitarbeiter sind im Normalfall immer gemeinschaftlich genutzt, also in Küchen, Hiwi- und Besprechungsräumen usw. - Haben Sie die selbe Telefonnummer mehreren Mitarbeitern zugeordnet, ist auch dieses Telefon gemeinschaftlich genutzt
Was ändert sich für gemeinschaftlich genutzte Telefone bei der neuen Anlage?
Sie möchten an der aktuellen Situation nichts ändern: - Das Telefon bekommt die alte Nummer fest einprogrammiert. Die Mitarbeiter erhalten zusätzlich eine neue personalisierte Rufnummer, die Sie auf Ihrem PC/Mobiltelefon nutzen können. Zudem kann diese Nummer als weitere Line auf dem Telefon eingetragen werden und so genutzt werden. Dies wird automatisch alles von uns programmiert, Sie müssen keine zusätzlichen Angaben machen
Sie möchten weitere Telefone, damit die Mitarbeiter einen eigenen Apparat haben: Hier gibt es 2 Möglichkeiten, die alte Nummer wird als personalisierte Nummer von einem Mitarbeiter weitergenutzt, alle anderen erhalten neue Nummern, oder alle erhalten neue Nummern und die alte Nummer wird eine Gruppenrufnummer für die neuen Nummern
Wie tragen Sie diese Fälle am besten in die Tabelle ein? (Für den Fall, dass sich 2 Personen ein Telefon geteilt haben, bei mehr Personen bitte entsprechend anpassen) 1) gemeinschaftliche Nummer wird zu personalisierter Nummer: - "Gemeinschaftliches Telefon" wird für beide Mitarbeiter "NEIN" - "Telefonnummer" bleibt für Mitarbeiter der die Nummer übernimmt gleich, für zweiten Mitarbeiter "NEU" - "Kommentar" für Mitarbeiter mit neuer Nummer "Neues Telefon"
2) gemeinschaftliche Nummer wird Gruppenrufnummer: - "Gemeinschaftliches Telefon" wird für beide Mitarbeiter "NEIN" - "Telefonnummer" für beide Mitarbeiter "NEU" - "Zusätzliche Nummern" für beide Mitarbeiter die Gruppenrufnummer eintragen - "Kommentar" für einen Mitarbeiter "Neues Telefon"
Zum Abschluss noch einmal die Bitte beim Ausfüllen der Tabelle auf die folgenden Punkte zu achten: - Geben Sie alle Sammelrufnummern/Teamschaltungen usw. an, die bereits bestehen - Geben Sie bestehende Verknüpfungen zwischen Sekretariat und Chef mit an - Füllen Sie den Reiter "Netze" unbedingt aus. Diese Angaben werden benötigt um eine Kopplung zwischen TK-Anlage und Institutsnetz zu ermöglichen, damit Softphone und CTI auf dem PC funktionieren.
Ich hoffe ich konnte Ihnen mit diesen Hinweisen helfen, die Tabelle besser auszufüllen. Andernfalls sprechen Sie mich gerne direkt an.
Mit freundlichen Grüßen,