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-------- Weitergeleitete Nachricht -------- Betreff: Anbindung der Fakultät 8 an die elektronische Drittmittelakte Datum: Fri, 20 Jan 2023 11:28:22 +0000 Von: Abt. 4.2 Drittmittel Grundsatzfragen drittmittel_grundsatzfragen@zhv.rwth-aachen.de An: 'rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de' rollersbroich@wiwi.rwth-aachen.de Kopie (CC): Schmidt, Katharina Katharina.Schmidt@zhv.rwth-aachen.de

/Sehr geehrte Frau Rollersbroich,/

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/da sich Änderungen in der Rollenberechtigung (Siehe Rundschreiben vom 21.12.2022) ergeben haben, möchten wir die Anbindung der Fakultät 8 an die elektronische Drittmittelakte nochmal neu anstoßen./

/Wir würden uns freuen, wenn Sie folgende Mail an die Einrichtungen Ihrer Fakultät weiterleiten könnten:/

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Sehr geehrte Damen und Herren,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

wie im Rundschreiben vom 21.12.2022 https://intranet.rwth-aachen.de/group/guest/articledetailpage/-/asset_publisher/cadSeXJzMOzq/content/id/24699123 bereits erläutert, startet nun die Anbindung der wissenschaftlichen Einrichtungen mit Leserechten an die elektronische Drittmittelakte (DMS) der Abteilung 4.2 Drittmittelmanagement. Wir beginnen das Roll-Out mit Ihrer Fakultät, so dass alle Einrichtungen Ihrer Fakultät, die Drittmittelprojekte eingeworben haben, nun damit beginnen können die jeweiligen Rollen für ihre Einrichtung zu vergeben und das System zu installieren.

Vom Antrag bis zum Schlussverwendungsnachweis werden alle Projektunterlagen, Schriftverkehr etc., die das Drittmittelgeschäft betreffen, in der elektronischen Drittmittelakte (DMS) abgelegt. In der Aktenstruktur des Systems wird in Drittmittelakte und Vorgangsakte unterschieden. In der Drittmittelakte befinden sich alle Dokumente, die nach Einrichtung eines PSP-Elementes anfallen. Die Vorgangsakte(n) enthält alle Dokumente themenspezifisch zusammengefasst, die vor Einrichtung des PSP-Elementes anfallen (Bspw. Antrag, Kooperationsvertrag etc.). Zudem haben Sie die Möglichkeit den Bearbeitungsstatus eines Vorgangs einzusehen.

Hier https://intranet.rwth-aachen.de/group/guest/articledetailpage/-/asset_publisher/cadSeXJzMOzq/content/id/21581714finden Sie die Intranetseite des DMS. Dort erhalten Sie aktuelle Informationen und auch unterstützende Dokumente in der Download-Box, wie z.B. Videotutorials mit Basiswissen zum Umgang mit dem System und ein Handbuch.

In dem hier verlinkten https://intranet.rwth-aachen.de/documents/20121/861c626a-77df-e872-df39-58885937f714 erhalten Sie alle nötigen Informationen, um das System erfolgreich zu installieren und Rollen zu vergeben(auch in der Download-Box der Intranetseite zur e-Drittmittelakte zu finden).

Wie im beigefügten Rundschreiben dargestellt, gibt es die Möglichkeit bei der Rollenvergabe zwischen zwei Rollenarten zu unterscheiden. Die Rolle„Zugriff DMS Drittmittelakten“ enthält einen „Vollzugriff“auf alle Drittmittelunterlagen Ihrer Hochschuleinrichtung - dies umfasst auch die Unterlagen, die sensible personenbezogene Daten (z.B. projektspezifische Stundennacheise) enthalten.Die andere Rolle „Information DMS Drittmittelakten“ umfasst lediglich einen „Teilzugriff“und damit nur auf die Dokumente der Drittmittelakte Ihrer Einrichtung, die keine sensiblen personenbezogenen Daten (z.B. Bescheide, Sachberichte) beinhalten.

Ich bitte ausdrücklich darum, diese Rollen vor dem Hintergrund der geltenden Datenschutzbestimmungen äußerst gewissenhaft zu vergeben und den Personenkreis mit Vollzugriff möglichst gering zu halten. Grundsätzlich darf die Rolle des Vollzugriffes nur an diejenigen Personen vergeben werden, für deren Tätigkeit die Sichtbarkeit dieser sensiblen Daten unbedingt erforderlich ist.

Bei Fragen stehe ich (Melina Meier) Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

VielFreude beim Durchklicken!

Mit freundlichen Grüßen

Im Auftrag

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Melina Meier

Betriebswirtin (VWA)

Sachgebiet Grundsatzfragen im Drittmittelmanagement

Hinweis: Bitte beachten Sie unsere Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten (gemäß DS-GVO): https://intranet.rwth-aachen.de/dsgvo-drittmittel

Abt. 4.2 - Drittmittelmanagement

Dezernat 4.0 - Forschung

RWTH Aachen University

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Templergraben 64

52062 Aachen

Tel: 0241 80-92505

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drittmittel_grundsatzfragen@zhv.rwth-aachen.de

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