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Liebe Beschäftigte der RWTH Aachen,

Krisenstab und Rektorat der RWTH haben auf Basis der aktuellen Beschlüsse von Bund und Ländern folgende Maßnahmen beschlossen:

Dienstbetrieb:

Die Bundesregierung hat eine aktualisierte Corona-Arbeitsschutzverordnung veröffentlicht, die den Schutz von Beschäftigten vor Infektionen mit dem Coronavirus verbessern soll. Hieraus ergeben sich für die RWTH folgende Maßnahmen:

• Die bekannte Home-Office-Regelung wird bis einschließlich 30. April 2021 verlängert.
• Für Arbeiten in notwendiger Präsenz wird nochmals an folgenden, nicht abschließenden, Maßnahmenkatalog erinnert:
• Beschäftigte sollen möglichst einzeln in Räumen arbeiten. In größeren Räumen sind pro Person 10 qm Fläche vorzusehen.
• Bei Unterschreitung des Mindestabstands (1,5 m) oder der 10 qm-Regel sind den Beschäftigten med. Masken zu stellen. Die Masken können auf Kosten der jeweiligen Hochschuleinrichtung im RWTH-Kaufhaus erworben werden.
• Sofern erforderlich, sollte die Bildung von festen (Arbeits-)Gruppen vor Ort festgelegt werden.
• Die Einrichtung von Schichtmodellen sollte aktiv geprüft werden. Die angepassten Regelungen zur gleitenden Arbeitszeit in der ZHV gelten weiter fort.
• Auch bei Vorstellungsgesprächen ist von digitalen Formaten Gebrauch zu machen.

Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt (für die Steuererklärung 2020):

Sofern Sie eine Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt für Ihre Steuererklärung für das Jahr 2020 benötigen, finden Sie ein entsprechendes Formular im Formularcenter. Im Gesetz ist kein konkreter Nachweis für Homeoffice-Tage vorgesehen. Gegebenenfalls könnten die Finanzämter jedoch eine Bestätigung des Arbeitgebers verlangen.

Coronaschnelltests:

Auf Grund der Beschlüsse von Bund und Ländern werden aktuell in der Städteregion Aachen ortsnahe Angebote für Coronaschnelltests (sog. Bürgertests) aufgebaut. Krisenstab und Rektorat unterstützen diese Maßnahme ausdrücklich. Gerade zu Beginn der Einrichtung dieser Angebote kann es zu zeitlichen Vorgaben kommen, wann überhaupt ein Schnelltest vorgenommen werden kann. Aus diesem Grund ist jedem Beschäftigten, der nicht ausschließlich im Home-Office tätig ist, die Möglichkeit zur Nutzung des Angebots von sog. Bürgertests einzuräumen. Sofern das Angebot nur während der Arbeitszeit wahrgenommen werden kann, ist die Zeit der Testung einschließlich der Wegezeiten als Arbeitszeit zu berücksichtigen.

Der Krisenstab beabsichtigt darüber hinaus, zeitnah sog. Coronaselbsttests im RWTH-Kaufhaus anzubieten.

Krisenstab und Rektorat sind sich bewusst, dass die aktuellen Maßnahmen alle Beschäftigten der RWTH vor erhebliche Herausforderungen stellen. Alle Maßnahmen stellen einen wertvollen Beitrag zur Vermeidung weiterer Infektionen dar.

Sobald neue Informationen vorliegen, werden wir Sie wieder zeitnah informieren.

Mit freundlichen Grüßen

T. Trännapp

Leiter des Krisenstabs

Dear RWTH employees,

Based on recent decisions by the federal and state governments, the Crisis Management Team and the RWTH Rectorate have decided on the following measures:

Service Operations:

The German government has published an updated Coronavirus Occupational Health and Safety Ordinance (“Corona-Arbeitsschutzverordnung”), which aims to better protect employees from infection with the coronavirus. This results in the following measures for RWTH:

• The work-from-home arrangements already in place will be extended through April 30, 2021.
• Regarding work that requires an employee’s presence on campus, we would like to once again remind you of the following, non-final, catalog of measures:
• Employees should work one to a room if possible. In larger rooms, 10 square meters of space should be provided per person.
• If the minimum distance (1.5 m) or the 10 square meter rule cannot be observed, medical masks must be provided to the employees. The masks can be purchased via the RWTH-Purchasing Portal and billed to the respective university institution.
• If necessary, departments are encouraged to establish fixed (working) groups.
• The possibility of staff working in shifts should actively be explored. The adjusted regulations regarding flexible working hours in the ZHV continue to apply.
• Furthermore, virtual formats must continue to be used for job interviews.

Certificate for Submission to the Tax Office (for the 2020 Tax Return):

If you need a certificate for submission to the tax office for your 2020 tax return, you can find a form for download in the forms database. Current legislation does not require employees to provide evidence for the number of days spent working from home. However, the tax authorities may request a confirmation from the employer.

Rapid Coronavirus Tests:

Under the directive of the federal and state governments, various locations to take free rapid COVID-19 antigen tests (so-called citizens’ tests) are currently being installed in the Aachen city region. The Crisis Management Team and the Rectorate expressly support this measure. Particularly in the introductory phase of the citizens’ tests, it is possible that the rapid tests can be taken at specific time slots only. For this reason, every employee not exclusively working from home must be given an opportunity to take a so-called citizens’ test. If they can only take the test during working hours, the time spent taking the test, including travel times, will count as working time.

The Crisis Management Team also intends to make coronavirus self-tests available via the RWTH Purchasing Portal.

The Crisis Management Team and the Rectorate are aware that the current measures pose considerable challenges for all RWTH employees. By following all these measures, we can make a valuable contribution to preventing further infections.

As soon as new information is available, we will again pass it on to you.

Best regards,

T. Trännapp

Head of the Crisis Management Team