--- english version below ---

HINWEIS: Diese Mail wurde bereits gestern (14.02.2021, 16:56 Uhr) auf Deutsch versendet. Angefügt nun auch die englische Übersetzung. Die Deutsche Version ist unverändert.

Liebe Lehrende,

gemäß der am Wochenende veröffentlichten CoronaSchutzverordnung von NRW werden die aktuellen Regeln zunächst bis zum 21. Februar und dann vermutlich bis zum 7. März in mehr oder weniger unveränderter Form fortgeschrieben. Gleichzeitig müssen wir allen Studierenden gemäß Prüfungsordnung eine rechtskonforme Prüfungsmöglichkeit anbieten. Deshalb haben wir uns mit den Prüfungsausschussvorsitzenden auf die folgenden Regelungen verständigt:

Es dürfen bis zum 7. März keine Lehrveranstaltungen und Prüfungen in Präsenz stattfinden. Das betrifft sowohl mündliche als auch schriftliche Prüfungen. Ausnahmen gelten für die Medizin und bereits genehmigte Laborpraktika. Weitere Ausnahmen kann es nur in durch die Abt. 1.1 genehmigten Sonderfällen geben (siehe Punkt 2.).

Für die bis zu diesem Zeitpunkt stattfindenden Prüfungen haben Sie folgende Möglichkeiten.

1. Klausuren können durch alternative Prüfungsformate ersetzt werden. Generell genehmigte Ersatzformate sind: mündliche Prüfungen via Zoom von Zuhause aus oder Fernprüfungen, bei denen die Studierenden nicht beobachtet werden. Andere Ersatzformate, wie z.B. die Anerkennung unbenoteter Modulbausteine in Form von Hausübungen oder Bonuspunkten als Ersatz für die Prüfung, müssen mit dem Prüfungsausschuss abgesprochen werden.

2. Klausuren können durch Sie nach dem aktuell gültigen Generalbeschluss der Prüfungsausschussvorsitzenden durch Fernprüfungen von Zuhause mit Beobachtung via Zoom ersetzt werden. Dies ist aufgrund der Persönlichkeitsrechte der Studierenden nur mit deren expliziter Zustimmung möglich. Beachten Sie unbedingt die Handreichungen des CLS https://video.cls.rwth-aachen.de/gebrauchsanweisungen/. Sind Studierende mit der Teilnahme an einer beobachteten Fernprüfung nicht einverstanden, muss für diese Gruppe nach den rechtlichen Vorgaben eine der folgenden Möglichkeiten angeboten werden:

- Sie können ein alternatives Prüfungsformat, wie z. B. eine mündliche Prüfung, wählen.

- Sie können die Studierenden auf den zweiten Prüfungstermin verweisen, wenn dieser noch in dieser Prüfungsperiode bis Ende April liegt. Bitte beachten Sie dabei, dass wir zurzeit noch keine verlässlichen Aussagen bezüglich der Planungssicherheit dieser Präsenztermine treffen können.

- Wenn es sich um den einzigen Prüfungstermin in dieser Prüfungsperiode handelt, können Sie einen (formlosen kurzen) Antrag auf eine Ausnahmegenehmigung bei der Abteilung 1.1 pruefungsrecht@zhv.rwth-aachen.de stellen, sodass diese voraussichtlich sehr kleine Gruppe von Studierenden die gleiche Klausur zeitgleich in einem Hörsaal der RWTH schreiben kann. Ein Antrag per Mail ist aufgrund unserer Dokumentationspflichten erforderlich. Damit ist kein weiterer Prüfungstermin notwendig.

Die Entscheidung, welche Option angeboten werden soll, liegt bei den Lehrenden.

3. Klausuren können verschoben werden. Die neuen Termine werden in der Vorlesungszeit des Sommersemesters liegen und müssen mit den Klausurplanenden der Fakultät abgestimmt werden. Präsenzprüfungen im ZuseLab können erst ab Mai wieder neu angesetzt werden.

Nach einer weiteren Aktualisierung der CoronaSchutzverordnung informieren wir Sie wieder vorab. Wir werden die Studierenden am Montag über diese Regelungen bis 7. März informieren. Bitte übernehmen Sie selbst die Information Ihrer Studierenden bezüglich Änderungen an Ihren Prüfungsformaten und informieren Sie bitte die Klausurplanende über Veränderungen. Wir müssen ggfs. durch Kohorten in Intervallen von etwa 15 Minuten sicherstellen, dass die verwendeten Systeme bei Up- und Download der Klausuren nicht überlastet werden. Bitte appellieren Sie an die Studierenden, Fernprüfungsformate zu nutzen, da derzeit niemand prognostizieren kann, ob aufgrund der Mutationen z.B. im April wieder Präsenz möglich ist.

Uns ist bewusst, dass die Information kurzfristig kommt. Leider kommen die behördlichen Vorgaben, die wir beachten müssen, mit der gleichen Kurzfristigkeit. Planungssicherheit können wir am ehesten mit Fernprüfungen schaffen.

Wir bitten alle Lehrenden, im gesamten Prüfungszeitraum insbesondere Klausuren mit weniger als 50 Teilnehmende durch alternative Formate zu ersetzen (siehe Punkt 1.), um die Durchführung der etwa 1500 Klausuren in dieser Prüfungsperiode sicherzustellen.

Mit besten Grüßen

Aloys Krieg

- Prorektor für Lehre -

Dear Instructors,

In accordance with the NRW Coronaschutzverordnung (Coronavirus Protection Ordinance) published on the weekend, the rules and regulations currently effective will initially be extended until February 21 and then, presumably, continue to be effective in more or less the same form until March 7. At the same time, we must offer all students a lawful exam option in accordance with the examination regulations. For this reason, we have agreed on the following regulations with the examination board chairpersons:

No courses or exams will be held in person until March 7. This applies to both oral and written exams. Exceptions apply in the field of medicine and for lab courses that have already been authorized. Further exceptions can only be made in special cases that are to be approved by Div. 1.1 (see Point 2.).

You may offer the following options for exams scheduled up to March 7.

1. Exams can be offered in alternative assessment formats. Generally approved alternative formats are: oral exams via Zoom from home or remote exams where students are not observed. Other alternative formats must be agreed upon with the examination boards, e.g. ungraded module components may be recognized in the form of homework or bonus points.

2. According to the currently valid general decision of the examination board chairpersons, you may hold exams online as proctored remote exams (take-home exams) via Zoom. Due to the personal rights of the students, this is only possible if they explicitly grant their consent. Please make sure you carefully read and adhere to the CLS handouts https://video.cls.rwth-aachen.de/gebrauchsanweisungen/. If students do not agree to participating in a proctored remote exam, one of the following options must be offered to them in accordance with legal requirements:

- You can offer an alternative format, such as an oral exam.

- You can offer students the opportunity to attend the second exam date if this has been scheduled in the current exam period that runs until the end of April. Please note that we are currently unable to make a firm statement on whether these in-person exams can actually be held.

- If there is only one exam date in the exam period, you may submit a (brief and informal) request for an exemption to Division 1.1: pruefungsrecht@zhv.rwth-aachen.de so that this (presumably very small) group of students can write the same exam as the remote written exam at the same time in a lecture hall of RWTH. The request must be made by email due to our documentation requirements. This means that no further exam date is necessary.

It is up to the instructors to decide which option to offer.

3. Exams may be postponed. The new exam dates will be scheduled for the summer semester lecture period and must be agreed in close coordination with the faculty's exam schedulers. Rescheduled in-person exams in ZuseLab may be held in May at the earliest.

We will provide you with further information in advance once the next amendment to the Coronavirus Protection Ordinance has been published. We will inform students on Monday about the regulations effective until March 7. Please take it upon yourself to inform your students regarding changes to your exam formats and please inform the exam scheduler of any changes. If necessary, we will have to introduce cohorts in intervals of about 15 minutes so that exams can be uploaded and downloaded without overloading the system. Please urge your students to make use of remote exam formats, as due to the COVID-19 mutations, it is currently impossible to predict whether in-person formats will be possible again in April, for example.

We are aware that this announcement has been made at very short notice. Unfortunately, we are only informed of the official requirements at very short notice too. The best way to keep your planning on track is to implement the remote exam option.

We ask all instructors to employ alternative formats (see Point 1.) throughout the exam period, particularly for written exams with fewer than 50 participants, in order to ensure that the approximately 1,500 exams can be held during this exam period.

Best regards,

Aloys Krieg

- Vice-Rector for Teaching and Learning -