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Liebe Lehrende,

aufgrund der leider weiterhin nicht absehbaren Entwicklungen der Corona-Pandemie und ihrer Auswirkung auf die Prüfungsphase hat die Hochschule in den letzten Wochen Optionen einer alternativen und damit termingerechten Durchführung von Klausuren sowie deren Umsetzung geprüft. Lehrende können Klausuren als Fernprüfungen durchführen. Die individuelle Entscheidung darüber obliegt ihrer grundgesetzlich geschützten Freiheit in Forschung und Lehre.

Für Sie gilt:

● Mindestens bis zum 14. Februar finden keine Prüfungen in Präsenz statt. Ausnahmen gibt es in der Medizin und für Laborpraktika.

● Prüfungen können als Fernprüfung (Take-Home-Exam) mit oder ohne eine Zoom-Beaufsichtigung ortsunabhängig abgelegt werden.

● Die Teilnahme an beaufsichtigten Fernprüfungen ist für Studierende freiwillig - alternativ kann z.B. ein Wiederholungstermin im Prüfungszeitraum in Anspruch genommen werden. Es liegt in Ihrer Verantwortung, zeitnah zur Fernprüfung eine alternative Präsenzprüfung anzubieten.

● Die Studierenden nehmen während der beaufsichtigten Prüfung an einem Zoom-Meeting teil und werden über eine eigene Kamera (z.B. im Smartphone) bei der Bearbeitung der Prüfung durch Sie bzw. Ihre Mitarbeiter*innen beaufsichtigt. Die Prüfung wird nicht aufgezeichnet.

● Die Studierenden müssen vor der Prüfung erklären, dass sie sich für eine beaufsichtigte Fernprüfung entschieden haben. Eine entsprechende Abfrage muss je Prüfung durch Ihren Lehrstuhl z.B. über RWTHmoodle erfolgen. Die Studierenden müssen eine eidesstattliche Versicherung abgeben, dass sie nicht getäuscht haben. Täuschungsversuche werden strafrechtlich verfolgt.

● Die Studierenden werden dringend gebeten, bei dieser Abfrage eine Telefonnummer anzugeben, unter der sie während der Prüfung erreicht werden können. Diese können Sie nutzen, um die Studierenden beispielsweise zu kontaktieren, sollte es zu technischen Problemen kommen, welche von den Studierenden selbst während der Prüfung nicht erkannt werden. Die freiwillig abgegebene Telefonnummer darf ausschließlich zu diesem Zweck genutzt werden und muss unmittelbar nach der erfolgreich durchgeführten Prüfung gelöscht werden.

● Das CLS bietet Ihnen umfangreiche Handreichungen zur Umsetzung von Fernprüfungen an, die Sie unter

https://video.cls.rwth-aachen.de/gebrauchsanweisungen/

finden. Bitte machen Sie sich damit vertraut, bevor Sie eine beaufsichtigte Fernprüfung anbieten. Sie können die beschriebenen Abläufe auf Ihr Szenario anpassen, sind allerdings auch dafür verantwortlich, dass das resultierende Konzept für Sie, die Studierenden und beteiligte Servicestellen umsetzbar bleibt.

● Sie müssen die Studierenden vorab über den genauen Ablauf der Prüfungen und die geltenden Rahmenbedingungen informieren.

● Vermeiden Sie es bitte grundsätzlich, RWTHmoodle während des Prüfungszeitraumes mit zusätzlichen Aktivitäten zu belasten, da ein Großteil der Prüfungsabwicklung über dieses System erfolgt.

● Bitte prüfen Sie umgehend, ob diese digitalen Alternativen für Ihre Prüfungen in Betracht kommen. Im Regelfall wird die Prüfung zum ursprünglichen, zentral geplanten Termin stattfinden müssen. Der tatsächliche Starttermin kann sich zur Vermeidung von Lastspitzen kurzfristig verschieben – die Lehrstühle werden entsprechend informiert.

● Die Art der Prüfungsdurchführung wird innerhalb der Fakultäten und Fachgruppen zeitnah abgefragt und zentral an die Prüfungsplanung kommuniziert. Sollte Ihnen durch die Fernprüfungen ein erhöhter Personalaufwand entstehen, so wenden Sie sich bitte an Ihre Fakultät.

Die Studierenden sind darauf hingewiesen worden, dass eine Fernprüfung nicht in allen Fällen angeboten werden kann. Sollte pandemiebedingt auch keine Präsenzprüfung zum Klausurzeitpunkt möglich sein, so werden die Klausurtermine zentral auf einen späteren Zeitpunkt verlegt.

Bitte beachten Sie auch, dass die Handreichung Lehre an die derzeitigen Regelungen angepasst wurde. Die aktuelle Version vom 29.01.2021 finden Sie hier in Deutsch und hier in Englisch

Mit freundlichen Grüßen

A. Krieg

Prorektor für Lehre

Dear Instructors,

As the coronavirus pandemic’s trajectory and its impact on the examination period remain extremely difficult to predict, over the last weeks, the University has investigated alternative exam formats and their implementation to ensure that exams can be held in a timely manner.

As instructors, you have the option of offering exams as online (proctored) exams. Based on your constitutionally protected freedom in research and teaching, the decision in this regard is entirely up to you.

The following rules and regulations apply:

● No in-person exams may be held at RWTH up to and including February 14.  Exceptions apply in the field of medicine and for lab courses.

● Exams can be held online (as so-called take-home exams) with or without Zoom proctoring, entirely independent of students’ actual location.

● Participation in online proctored exams is voluntary – students can also choose to take the exam later instead, for example, in-person in the resit exam period. It is your responsibility to offer students the option of an in-person exam close to the online exam date.

● In an online proctored exam, the students participate in a Zoom meeting, where you or your staff will monitor them via their (smartphone) camera or webcam. The exam session will not be recorded.

● Students must have officially declared before the exam that they have chosen to take it as an online proctored exam. For each exam, the departments must ask students how they have decided to proceed, e.g. via RWTHmoodle. Students are also required to submit an affidavit stating that they have not cheated during the exam. Cheating attempts will be prosecuted.

● Students are urgently asked to provide a phone number where they can be reached during the exam. You can use this number to contact the students – for example, in case of technical problems, which the students themselves might not be aware of during the exam. The phone number, which is provided voluntarily, may only be used for this purpose. It must be deleted immediately after the exam has been successfully completed.

● The Center for Learning and Teaching Services (CLS) offers comprehensive guidelines on holding online (proctored) exams, which are available for download at

https://video.cls.rwth-aachen.de/gebrauchsanweisungen/.

Please carefully read these guidelines before offering an online proctored exam. You may adapt the described processes to your particular needs, but you are responsible for ensuring that the resulting concept can be implemented by you, the students, and participating service providers.

● You must inform the students in advance about the exact procedure of the exams and the conditions under which they are to be held.

● Please avoid putting extra stress on RWTHmoodle with any additional activities during the exam period, as a large part of the exam processing is done via this system.

● Please check immediately if these online alternatives are an option for your exams. As a rule, the online exam will have to take place as originally scheduled. The actual start date may be postponed at short notice to avoid peak loads – the chairs and departments will be informed accordingly.

● Faculties and departments will soon ask the instructors, how they intend to conduct their exams and will then pass this information on to exam planning. Should the online (proctored) exam process lead to an increase in staff workload, please get in touch with your faculty administration.

Students have been advised that online proctored exams cannot be offered in all cases. If due to the pandemic, in-person exams cannot be held on the scheduled dates, the exams will be postponed to a later date.

Please also note that the consolidated guidelines on teaching and learning have been adapted to reflect the current regulations. The latest version, dated January 29, 2021, can be found here in German and English.

Kind regards,

A. Krieg

Vice-Rector for Teaching and Learning