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Liebe Beschäftigte an der RWTH Aachen,

Krisenstab und Rektorat der RWTH haben auf Basis der Beschlüsse von Bund und Ländern zur Verlängerung des Lockdowns bis Mitte Februar folgende Maßnahmen beschlossen:

Studium und Lehre (bis 14. Februar):

• Einsichtnahmen und mündliche Prüfungen sind bis einschließlich 14. Februar weiterhin ausschließlich online möglich.
• Praktika und schriftliche Prüfungen in Präsenz sind grundsätzlich auf Termine nach dem 14. Februar zu verlegen. Ausnahmen sind nur in besonders begründeten Einzelfällen und nach Abstimmung mit der Abteilung 1.1 möglich. Die den Studiendekanaten bekannten Rahmenbedingungen für begründete Einzelfälle gelten weiter fort. Die Studierenden sollten zeitnah über die Verlegung bzw. Durchführung der Veranstaltung informiert werden. Sofern in Hygienekonzepten in Veranstaltungen das Tragen von Mund-Nasen-Schutz vorgesehen ist, ist nunmehr mindestens eine sog. medizinische Maske notwendig. Die Masken sind über das RWTH-Kaufhaus erhältlich und entsprechend vorzuhalten.
• Bei experimentellen Abschlussarbeiten, die eine Präsenz erfordern, sind die Möglichkeiten mit den Betreuenden zu besprechen.
• Das Online-Lehr- und -Prüfungsangebot wird weiterhin – wie geplant – durchgeführt.

Weitere Planung Studium und Lehre (ab 15. Februar):

Vorbemerkung: Da die weitere Planung im Bereich Studium und Lehre erheblich von der Entwicklung des Infektionsgeschehens abhängen wird, soll hier eine erste Einschätzung über mögliche Maßnahmen gegeben werden. Eine Konkretisierung bzw. Entscheidung wird wahrscheinlich erst kurzfristig möglich sein:

• Um vom Infektionsgeschehen unabhängig zu sein, wird allen Prüfenden nachdrücklich empfohlen, möglichst viele Prüfungen auf Online-Formate oder mündliche Prüfungen per Videokonferenzsystem umzustellen.
• Der Rosenmontag wird in die weitere Klausurplanung aufgenommen.
• Falls schriftliche Prüfungen auch nach dem 14. Februar weiterhin nicht durchgeführt werden können, werden wir die ausfallenden Klausuren wochenweise hinter den Rest der Prüfungsphase verschieben müssen. Dabei wird davon ausgegangen, dass auch das Sommersemester wieder weitgehend digital stattfinden wird.

Dienstbetrieb:

Die Bundesregierung hat eine neue Corona-Arbeitsschutzverordnung veröffentlicht, die den Schutz von Beschäftigten vor Infektionen mit dem Coronavirus verbessern soll. Hieraus ergeben sich für die RWTH folgende Maßnahmen:

• Die bekannte Home-Office-Regelung (Home-Office für alle Tätigkeiten, die – auch unter Inkaufnahme von Qualitätsverlusten – im Home-Office möglich sind)wird bis einschließlich 15. März 2021 verlängert.
• Auf Grund einiger aktueller Nachfragen wird bei Arbeiten in notwendiger Präsenz nochmals an folgenden, nicht abschließenden, Maßnahmenkatalog erinnert, der auf Basis der Verordnung der Bundesregierung teilweise fortgeschrieben wurde:
• Beschäftigte sollen möglichst einzeln in Räumen arbeiten. In größeren Räumen sind pro Person 10 qm Fläche vorzusehen.
• Bei Unterschreitung des Mindestabstands (1,5 m) oder der 10 qm-Regel sind den Beschäftigten med. Masken zu stellen. Die Masken können auf Kosten der jeweiligen Hochschuleinrichtung im RWTH Kaufhaus erworben werden.
• Sofern erforderlich, sollte die Bildung von festen (Arbeits-)Gruppen vor Ort festgelegt werden.
• Die Einrichtung von Schichtmodellen sollte aktiv geprüft werden.
• Auch bei Vorstellungsgesprächen ist von digitalen Formaten Gebrauch zu machen.

Krisenstab und Rektorat sind sich bewusst, dass die aktuellen Maßnahmen alle Beschäftigten der RWTH vor erhebliche Herausforderungen stellen. Alle Maßnahmen stellen einen wertvollen Beitrag zur Vermeidung weiterer Infektionen dar.

Sobald neue Informationen vorliegen, werden wir Sie wieder zeitnah informieren.

Mit freundlichen Grüßen

T. Trännapp                                         A. Krieg

Leiter des Krisenstabs                         Prorektor für Lehre

Dear RWTH employees,

Based on recent decisions by the German and state governments on the extension of lockdown restrictions, the Crisis Management Team and the Rectorate of RWTH have decided on the following measures, effective until mid-February:

Teaching and Learning (through February 14):

• Exam reviews and oral exams can still only be held online up to and including February 14.
• Practicals and in-person written exams must be rescheduled to dates after February 14. Exceptions can only be made in particularly justified individual cases and after consultation with Division 1.1. The previously approved conditions known to the deans of studies for justified individual cases continue to apply. Students should be informed promptly of any rescheduled events and relevant information. If hygiene concepts at events require wearing a face mask, this must now be a so-called medical mask. The institutions should purchase masks via the RWTH Purchasing Portal and make them available to the attendees if needed.
• In the case of experimental theses that require attendance, students must discuss available options with their supervisors.
• All virtual courses and exams will continue as scheduled.

Extended Plans for Teaching and Learning (from 15 February onward):

Please note: Since further planning in teaching and learning will depend considerably on the future infection rates, an initial assessment of possible measures is to be given here. A detailed plan or decision will probably only be possible in the short term:

• All examiners are strongly encouraged to offer as many exams as possible via online formats and hold oral exams via video conferencing in order to be unaffected by potential changes with the varying infection rates.
• Shrove Monday will be included in written exam planning.
• If written exams still cannot be held after February 14, we will have to postpone the exams. The original exam schedule for the postponed dates will be retained but will commence at a later week, meaning these exams may have to be held after the planned exam period. We assume that the summer semester will again mostly be held online.

Service Operations:

The German government has published a new Corona-Arbeitsschutzverordnung (Coronavirus Occupational Health and Safety Ordinance), which is intended to better protect employees from infection with the coronavirus. This results in the following measures for RWTH:

• The work-from-home obligation (for all work that can be accomplished from home – even if this results in quality losses) – will be extended through Monday, March 15, 2021.
• After receiving many inquiries regarding work that requires an employee’s presence on campus, we would like to once again remind you of the following, non-final, catalog of measures, which has been partially updated on the basis of the German Government's ordinance:
• Employees should work one to a room if possible. In larger rooms, 10 square meters of space should be provided per person.
• If the minimum distance (1.5 m) or the 10 square meter rule cannot be observed, medical masks must be provided to the employees. The masks can be purchased via the RWTH Purchasing Portal and billed to the respective university institution.
• If necessary, departments should decide whether and how fixed (working) groups can be established.
• The possibility of staff working in shifts should actively be explored.
• Furthermore, virtual formats must continue to be used for job interviews.

The Crisis Management Team and the Rectorate are aware that the current measures pose considerable challenges for all RWTH employees. By following all these measures, we can make a valuable contribution to preventing further infections.

As soon as new information is available, we will again pass it on to you.

Kind regards,

T. Trännapp                                                              A. Krieg

Head of the Crisis Management Team                    Vice-Rector for Teaching and Learning