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September 2020

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Home-Office Regelung für das Wintersemester | Work From Home Policy for the Winter Semester
by Dez. 5.0 Kommunikation 22 Sep '20

22 Sep '20

--- English version below --- Liebe Beschäftigte der RWTH Aachen, im Einvernehmen mit dem Rektorat hat der Krisenstab der RWTH entschieden, die aktuelle Home-Office-Regelung bis zum Ende des Wintersemesters (31. März 2021) zu verlängern. Die genaue Regelung ist <https://blog.rwth-aachen.de/corona/2020/09/21/neue-home-office-regelung/> hier abrufbar. Die Entscheidung erfolgte vor dem Hintergrund, dass neben dem allgemeinen Infektionsgeschehen jetzt im Herbst und Winter Erkältungs- und oder Grippeinfektionen zusätzlich hinzutreten werden. Zudem wird so einerseits Planungssicherheit für die Vorgesetzten und Beschäftigten und andererseits werden Handlungsspielräume geschaffen, um Herausforderungen wie die kurzfristige Betreuung von krankheitsverdächtigen Kindern, (leichten) Erkrankungen von Beschäftigten mit Atemwegsinfektionen (Arbeit von zu Hause bis zur Abklärung der Arbeitsfähigkeit bzw. Ansteckungsgefahr) etc. zu begegnen. Ich bitte, auch im Home-Office die Erreichbarkeit geeignet (telefonisch, per Mail etc.) zu gewährleisten. Mit freundlichen Grüßen Für den Krisenstab Thomas Trännapp Leiter des Krisenstabs Dear RWTH employees, In agreement with the Rectorate, the Crisis Management Team has decided to extend the Universitys work from home policy until the end of the winter semester (March 31, 2021). For detailed information on the arrangements currently in place, please visit <https://blog.rwth-aachen.de/corona/en/2020/09/21/neue-home-office-regelung/ > https://blog.rwth-aachen.de/corona/en/2020/09/21/neue-home-office-regelung/. We came to this decision because this year, in the fall and winter, not only will we continue to face the risk of infection with COVID-19, but we will also have to deal with the seasonally increased occurrences of the flu or common cold. This decision allows both superiors and employees to make longer-term plans. At the same time, it gives them the leeway to meet challenges such as providing short-term care for children who have fallen ill. It also makes it possible for employees with (mild) symptoms of respiratory infection to work from home until it becomes clear whether they can work and whether they pose a risk of infection to others. We kindly ask our employees to make sure that they can be reached by telephone, email, etc., at all times while working remotely. Sincerely, On behalf of the Crisis Management Team: Thomas Trännapp Head of the Crisis Management Team

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Aktuelle Regelungen zur Reiserückkehr | Latest Regulations on Travelers Returning from Abroad
by Dez. 5.0 Kommunikation 07 Sep '20

07 Sep '20

--- English version below --- Liebe Beschäftigte und Studierende der RWTH Aachen, seit dem 01.09.2020 gelten bezogen auf die Corona-Pandemie neue Verordnungen, welche auch zur Anpassungen der RWTH-Regelungen bezüglich der Einreise aus <https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_ neu.html> Risikogebieten und Reise in Risikogebiete führen. Auf Grund der gesetzlichen Vorgaben und aus Fürsorge gegenüber allen Mitgliedern der Hochschule hat der Krisenstab in Abstimmung mit der Hochschulleitung folgende Regelungen getroffen: 1. Einreise aus Risikogebiete Für Einreisende aus Risikogebieten besteht weiterhin die Verpflichtung, sich in 14-tägige Quarantäne zu begeben (§3 (1) <https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/200831_coronaeinrvo _ab_01.09.2020.pdf> CoronaEinrVO) und das Gesundheitsamt über die Einreise nach vorherigem Aufenthalt in einem Risikogebiet zu informieren (§2 (1) <https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/200831_coronaeinrvo _ab_01.09.2020.pdf> CoronaEinrVO). Das Gesundheitsamt kann innerhalb der 14 Tage einen Coronatest anordnen ( <https://www.bundesgesundheitsministerium.de/fileadmin/Dateien/3_Downloads/C /Coronavirus/Testpflicht_Risikogebiete_VO_BAnz_AT_070820.pdf> Verordnung zur Testpflicht von Einreisenden aus Risikogebieten). Informationen des Gesundheitsamtes Aachen finden Sie <https://www.staedteregion-aachen.de/de/navigation/aemter/oeffentlichkeitsar beit-s-13/aktuelles/reiserueckkehr/> hier. Berufspendler (Beschäftigte), die aus Risikogebieten pendeln: Personen, die in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH stehen und deren Tätigkeit nicht im Home-Office erledigt werden kann, dürfen ihre Tätigkeit vor Ort (an der RWTH) ausüben. Für Pendler, die sich aufgrund einer Dienst- oder Privatreise in einem vom Wohnort abweichenden Risikogebiet aufgehalten haben, gelten die zuvor beschriebenen Regelungen. Bei Pendlern aus Risikogebieten müssen in besonderem Maße die physischen Kontakte auf das notwendige Minimum reduziert werden. Umgang mit Gästen / Besuchern aus Risikogebieten: Der Krisenstab empfiehlt nachdrücklich, physische Treffen zu unterlassen und auf Videokonferenzformate o.ä. auszuweichen. Reisen Gäste / Besucher dennoch aus Risikogebieten ein (z. B. weil ein längerer Aufenthalt als zwei Wochen in Europa vorgesehen ist), sind diese von der aufnehmenden Einrichtung auf die Meldeverpflichtung beim zuständigen Gesundheitsamt (i.d.R. der Städteregion Aachen) hinzuweisen. Unabhängig von der Entscheidung des Gesundheitsamtes bezüglich einer Quarantäne, dürfen diese Gäste ebenfalls erst frühestens eine Woche nach Einreise Räumlichkeiten der RWTH betreten. Regelung für Studierende, die aus Risikogebieten einreisen: Für Studierende, die täglich einreisen (Pendler) oder die sich nur für bis zu 5 Tage wegen ihres Studiums im Bundesgebiet aufhalten, gilt nach §3 (4) 4. <https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/200831_coronaeinrvo _ab_01.09.2020.pdf> CoronaEinrVO die Quarantäne- und Meldungspflicht beim Gesundheitsamt nicht. Studierende, die für länger als 5 Tage eingereist sind, müssen sich unverzüglich beim Gesundheitsamt melden. Das Gesundheitsamt kann die Quarantäne aufgrund eines negativen Testergebnisses verkürzen. Sobald diese (verkürzte) Quarantänezeit abgelaufen ist, dürfen die Studierenden an Veranstaltungen und Prüfungen der RWTH teilnehmen. Aufnehmende Hochschuleinrichtungen werden gebeten, die Studierenden aktiv auf die Meldepflichten und Quarantäneregelungen hinzuweisen. Für einzelne Studierende aus Risikogebieten kann eine Beaufsichtigung der Klausur per Zoom angeboten werden. Nähere Informationen hierzu haben die Prüfungsausschüsse erhalten. 2. Reisen in Risikogebiete Dienstreisen von Beschäftigten: Dienstreisen von Beschäftigten in Risikogebiete werden aktuell nicht genehmigt. Kehren Dienstreisende aus einem zwischenzeitlich zu einem Risikogebiet eingestuften Land zurück und wird aus besonderen Gründen seitens des Gesundheitsamts keine Quarantäne ausgesprochen oder die Quarantäne verkürzt, so gilt dennoch für die erste Woche nach Rückkehr immer ein angeordnetes Home-Office. Privatreisen von Beschäftigten: Der Krisenstab appelliert dringend an die Eigenverantwortung aller Beschäftigten, nicht zwingend notwendige Privatreisen in Risikogebiete zu unterlassen. Wird dennoch eine solche Reise unternommen, sollten die jeweiligen Vorgesetzten hierüber im Vorfeld in Kenntnis gesetzt werden, damit vorab eine Regelung zur Arbeitsplanung getroffen werden kann. Unabhängig von der Entscheidung des Gesundheitsamts bezüglich einer Quarantäne gilt für die erste Woche nach Rückkehr immer ein angeordnetes Home-Office. Über die vorstehenden Regelungen hinaus erlaube ich mir noch einmal an die generellen Regelungen der RWTH Aachen im Umgang mit dem Corona-Virus zu erinnern: - Sobald eine Person COVID19-Symptome aufweist, gilt ein absolutes Betretungsverbot der RWTH. - Die Hygienevorgaben sind strengstens einzuhalten - Kontakte sind auf das zwingend notwendige Maß zu beschränken 07.09.2020 Thomas Trännapp Leiter des Krisenstabs Dear Employees and Students of RWTH, Since September 1, 2020, new regulations regarding the coronavirus pandemic have been in force, which also makes it necessary to adapt the previous RWTH regulations regarding traveling to or arriving from <https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_ neu.html> risk areas. On the basis of the legal specifications and out of concern for all University members, the Crisis Management Team, in consultation with the University Management, has agreed upon the following regulations: 1. Individuals returning from risk areas Individuals returning to Germany from these areas are obliged to self-isolate for 14-days (§3 (1) CoronaIrVO <https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/200831_coronaeinrvo _ab_01.09.2020.pdf> ) and to inform the public health department about their return from a stay in a risk area (§2 (1) CoronaIrVO <https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/200831_coronaeinrvo _ab_01.09.2020.pdf> ). The public health department can also require travelers to get tested for COVID-19 within those 14 days (Ordinance on the compulsory testing of persons entering from risk areas <https://www.bundesgesundheitsministerium.de/fileadmin/Dateien/3_Downloads/C /Coronavirus/Testpflicht_Risikogebiete_VO_BAnz_AT_070820.pdf> ). You can find information from the Aachen Health Department <https://www.staedteregion-aachen.de/de/navigation/aemter/oeffentlichkeitsar beit-s-13/aktuelles/reiserueckkehr/> here. Employees who commute to work from risk areas RWTH employees whose work cannot be carried out remotely are allowed to work on site (at RWTH). For commuters who have been in a risk area other than their place of residence due to business or private travel, the regulations described above apply. Commuters from risk areas must limit all face-to-face interactions as far as possible. Guests/visitors from risk areas: The Crisis Management Team strongly recommends refraining from in-person meetings and switching to video conferencing formats or the like. If guests or visitors arrive from risk areas (e.g. because they planned a stay in Europe for longer than two weeks), their host institution must let them know that they are obligated to register with the responsible Health Office (usually that of Städteregion Aachen). Regardless of the public health departments decision on a quarantine order, these guests are also not permitted to enter the RWTH premises until one week after arriving in Germany, at the earliest. Regulation for students coming from risk areas: For students who enter the country daily (commuters) or who are only in the country for up to 5 days because of their studies, the obligation to self-quarantine and notify the public health department does not apply according to §3 (4) 4 <https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/200831_coronaeinrvo _ab_01.09.2020.pdf> CoronaIrVO. However, any students who arrive in Germany and stay for longer than 5 days must report to the Health Office immediately. The public health department can shorten the quarantine period if students present a negative test result. As soon as the (shortened) quarantine period is over, students may attend courses and take exams at RWTH. We ask host institutions to inform students about the reporting obligations and quarantine regulations. For some individual students from risk areas, supervision of the written exam can be offered via Zoom. The Examination Boards have already received detailed information regarding this option. 2. Travel to risk areas Business trips for employees: We will not approve any business trips to risk areas at present. If an employee returns from a country that has been subsequently classified as a risk area, and if the local health department does not issue a quarantine order or shortens the quarantine period for special reasons, the employee must still work from home for the first week following their return. Private travel by employees: The Crisis Management Team urgently appeals to all employees to refrain from personal travel to risk areas when it is not absolutely necessary. If, however, employees do go on such trips, the respective superiors should be informed in advance so that work arrangements can be made ahead of time. Irrespective of the health authoritys decision regarding quarantine, these employees must always work remotely from home for the first week after their return. In addition to the above regulations, I would like to remind you of the general regulations in place here at RWTH to help us address the coronavirus pandemic: - As soon as anyone exhibits COVID-19 symptoms, they are expressly prohibited from entering the RWTH premises. - Hygiene measures must be strictly observed - Face-to-face interactions should be kept to an absolute minimum September 7, 2020 Thomas Trännapp Head of the Crisis Management Team

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